Halk Eğitimi Kurslarında Yoklama Çizelgesi Nasıl Hazırlanır?
Halk eğitimi merkezi kurslarında kursiyer yoklama çizelgesinin haftalık, günlük ve aylık türleri, bölümleri ve doldurulurken dikkat edilecek noktalar.
Halk eğitimi merkezlerinde açılan her kursta kursiyerlerin derse devamı takip edilir. Hayat Boyu Öğrenme Kurumları Yönetmeliği'nin 21. maddesine göre öğretmen, ders başlamadan önce yoklama alır, sonucu yoklama fişine ya da deftere işler ve imzalar. Devamsızlıklar ayrıca e-Yaygın sistemine girilir. Kâğıt üzerindeki yoklama çizelgesi, hem e-Yaygın'a girilen bilginin dayanağıdır hem de kursun dosyasında saklanan resmî bir kayıttır.
Bu rehberde yoklama çizelgesinin türlerini, bölümlerini ve doldurulurken dikkat edilecek noktaları anlatıyoruz.
Yoklama çizelgesinin türleri
Kurumlar, kursun yapısına ve kendi uygulamalarına göre üç türden birini kullanır:
- Haftalık çizelge: Her hafta için bir sayfa hazırlanır. Sütunlar o haftanın ders günleridir; her gün, o gün yapılan ders saati kadar küçük sütuna bölünür (1. ders, 2. ders…). Kursiyer her ders saati için ayrı ayrı işaretlenir. En yaygın kullanılan türdür.
- Günlük çizelge: Her ders günü için bir sayfa hazırlanır. Ders saati sütunlarının yanında bir de "kursiyer imzası" sütunu bulunur; kursiyer o gün derse geldiğini imzasıyla belirtir.
- Aylık çizelge: Her ay için bir sayfa hazırlanır. Her ders günü bir sütundur; son sütunda kursiyerin o ayki toplam devamsız saati yazılır. Az sayıda ders günü olan kurslarda kâğıt tasarrufu sağlar.
Çizelgenin bölümleri
Hangi tür seçilirse seçilsin çizelgede şu bilgiler yer alır:
- Sayfanın üstünde kurumun adı ve hafta, gün ya da ay bilgisi
- Kurs numarası ve kursun adı ("… Nolu - … Kursu Yoklama Çizelgesi")
- Sıra numarası, kimlik numarası ve kursiyerin adı soyadı
- Ders günlerinin tarihi ve gün adı, her günün ders saati sütunları
- Sayfanın altında kurs eğiticisinin adı soyadı ve imza yeri
Kimlik numarası sütunu isteğe bağlıdır. e-Yaygın'dan alınan kursiyer listelerinde kimlik numaraları çoğunlukla kısmen gizlenmiş (örneğin 38***14) olarak gelir; bu biçim kursiyeri ayırt etmeye yeter ve kişisel verinin gereksiz yere açık kalmasını önler.
Tatil günleri
Resmî tatillerde kurs yapılmaz. Haftalık ve aylık çizelgede tatile denk gelen ders günü sütunu silinmek yerine kapalı (taralı) kutucuklarla gösterilirse, çizelgeyi inceleyen kişi o gün neden ders yapılmadığını hemen anlar. Okul tatillerinde (ara tatil, yarıyıl) kursa ara verilip verilmeyeceği kurs açılmadan önce zümre toplantısında kararlaştırılır; ara veriliyorsa bu günler de kapalı gösterilir.
Çizelge nasıl doldurulur?
- Yoklama her ders saatinin başında alınır; derse gelmeyen kursiyerin o saatine işaret konur. Kurumun kullandığı işaret (örneğin "Y" ya da "—") bütün kurslarda aynı olmalıdır.
- Boş kutucuk bırakılmaz; geldi ya da gelmedi bilgisi her ders saati için açıkça yazılır.
- Kursa sonradan katılan kursiyerler için çizelgenin altında boş satırlar bırakılır.
- Her sayfa kurs eğiticisi tarafından imzalanır. Kurumun uygulamasına göre müdür yardımcısı da çizelgeleri belirli aralıklarla kontrol eder.
- Çizelgedeki devamsızlıklar, kâğıttaki kayıtla aynı olacak şekilde e-Yaygın'a girilir.
Devamsızlık neden önemlidir?
Kursiyerin kurs bitirme belgesi alıp alamayacağı, kursa devam durumuna ve değerlendirme sonucuna bağlıdır. Devamsızlık sınırı ve devamsız kursiyerin durumu ilgili yönetmelik ve yönerge hükümlerine göre belirlenir; bu yüzden kursiyerler ilk derste devam zorunluluğu konusunda bilgilendirilir ve bu bilgilendirme zümre tutanağına da yazılır. Kâğıt üzerindeki yoklama çizelgesi, olası bir itirazda başvurulan ilk belgedir.
Sık yapılan hatalar
- Çizelgedeki ders günlerinin kurs planındaki günlerle tutmaması
- Bir günün ders saati sayısının plandakinden farklı olması
- Tatil günlerinin ders günü gibi bırakılması
- Sayfaların imzasız kalması
- Kâğıttaki devamsızlıkla e-Yaygın'a girilen devamsızlığın farklı olması
Planmatik ile yoklama çizelgesi
Planmatik'te e-Yaygın'dan indirdiğiniz kursiyer listesini (Excel) seçmeniz yeterlidir: kurs adı, kurs numarası ve kursiyerler kendiliğinden gelir. Kursun kayıtlı bir planı varsa ders günleri ve saatleri plandan alınır; yoksa başlama-bitiş tarihlerini ve haftanın hangi günleri kaç saat ders yapıldığını seçersiniz. Haftalık, günlük ya da aylık türlerden birini seçip önizlemede kontrol ettikten sonra çizelgeyi PDF olarak indirirsiniz. Tatil günleri kapalı kutucuklarla gösterilir, uzun listeler sayfalara eşit bölünür ve imza yeri her sayfada tablonun altında kalır.
Kursiyer adları ve kimlik numaraları yalnızca sizin tarayıcınızda işlenir; siteye gönderilmez ve kaydedilmez.